Tietopankki kokousjärjestäjälle
Tältä sivulta löydät paljon hyödyllistä tietoa siitä, mitä kokousjärjestäjän tulee huomioida suunnitteluvaiheessa. Muista kysyä meiltä missä ja miten voimme auttaa sinua matkan varrella!
Kongressijärjestäjän muistilista
Kongressijärjestäjän muistilista on tiivis paketti asioista, joita tulee ottaa huomioon kongressia järjestettäessä. Muistilistassa on tilaa myös omille merkinnöille ja siitä voi kätevästi ja nopeasti seurata suunnittelun ja toteuttamisen eri vaiheita.
Konferenssien rahoitus
Kansainvälisten tieteellisten järjestöjen konferenssien avustusten hakuprosessista löydät lisätietoa Tieteellisten seurain valtuuskunnan www-sivuilta.
Lahjaideoita kongressijärjestäjälle
Tästä esityksestä löydät lahjaideoita järjestämäsi kongressin puhujille tai osallistujille. Täältä löydät myös yhteystiedot ja linkit suoraan yritysten sivuille, joista löydät lisää ideoita.
Budjettipohja
Käytettävissäsi on valmis mallipohja kongressin budjetointia varten. Talousarvio ja sen jatkuva seuraaminen on perusedellytys kongressin järjestämisen onnistumiselle.
Budjettipohja on laadittu ryhmittelemällä kiinteät ja muuttuvat kulut sekä tulot. Kiinteät kulut ovat osanottajamäärästä riippumattomia, kuten kokouspaikan vuokra, tiedotus ja markkinointi. Muuttuvat kulut ovat osanottajamäärään sidottuja kuluja, kuten ateriat, retket ja kuljetukset.
Kannattaa suunnitella budjetti hyvissä ajoin ja päivittää sitä aina kun tiedot muuttuvat.
- suomeksi Budjettipohja
- englanniksi Budget plan
Hakemusmalli
Joskus kongressin isännöimisen hakeminen on kuin yrittäisi hakea Olympialaisten isännäksi. Usein kokoukset saadaan vain ilmoittautumalla isännöimään, mutta joskus isännöintiä pitää hakea. Hakuprosessi voi olla monivaiheinen ja vaatia oman aikansa ja vaivansa. Hakemuksen laatimisessa sinua auttaa Oulu Convention Bureau.
Hakemusmallista löydät mm. tietoa ja kuvia Oulusta, esimerkkejä kokoustiloista sekä pre- ja post-tour -mahdollisuuksista. Jokainen hakemus tehdään räätälöitynä ja valitaan ko. kongressia varten olennaiset tiedot.
Ota meihin yhteyttä mikäli haluat käyttää mallia hakemuksesi pohjana.
Finland Convention Bureau on koonnut kongressisuunnittelun oppaan, jossa on tärkeitä ohjeita kongressin järjestäjälle. Oppaasta löydät järjestäjän muistilistan, jota hyödyntämällä voit seurata järjestelyjen etenemistä ja aikataulun toteutumista.
Ohessa myös Finland Convention Bureaun laatima Ympäristövastuullisen kokoustapahtuman manuaali
Oulun kaupungin tapahtumajärjestäjän oppaasta löydät tietoa tapahtumien järjestämisestä erityisesti Oulussa. Opas sisältää tiiviin paketin tietoa muun muassa tapahtumapaikoista, erilaisista tapahtuman järjestämiseen tarvittavista luvista ja ilmoituksista, turvallisuusasioista sekä vinkkejä tapahtumien järjestämiseen.
12 vinkkiä kokousjärjestäjälle
1. Hyödynnä alueesi, kuntasi tai kaupunkisi tarjoama maksuton avun tarjoaja, kuten Oulu Convention Bureau.
2. Ota ajankohdan valinnassa huomioon kaikki siihen vaikuttavat tekijät: kansainvälisen järjestön perinteiset kokousajat, Suomen olosuhteet, juhlapyhät ja lomakaudet sekä muiden alan tapahtumien ajankohdat.
3. Varmista että majoitus onnistuu tapahtuman ajankohtana. Varaa tarvittavat kokoustilat.
4. Panosta kutsun suulliseen esittämiseen, jos siihen tulee mahdollisuus – se voi ratkaista koko kilpailun kutsujamaiden välillä.
5. Voit harkita kannattaisiko päätöksentekijöitä kutsua ennen kongressimaan valintaa tutustumisvierailulle Suomeen.
6. Selvitä kansainvälisen järjestön osallistuminen järjestelyihin ja vastuukysymykset, kutsumenettelyä koskevat säännöt ja tavat, missä ja milloin päätös tehdään sekä päättävän organisaation kokoonpano.
7. Suunnittele hyvissä ajoin budjetti ja rahoitus talousarvioon ja päivitä sitä aina kun tiedot muuttuvat. Muista myös seurata talousarviota säännöllisesti, ettei esimerkiksi budjetti ylity.
8. Ota selvää mahdollisista rahoituslähteistä. Muista, että menoja tulee jo paljon ennen itse tapahtumaa.
9. Muista tarkistaa verotus- ja vakuutusasiat.
10. Selkeä työn- ja vastuunjako kongressiorganisaation sisällä on tärkeää, eikä organisaatiosta kannata tehdä liian suurta tai jäykkää.
11. Laadi huolella sopimukset ja aikataulu, huolehdi ajoissa varaukset, kuljetukset, ruokailut ja tietoliikenneasiat, ja suunnittele ohjelma tarkasti koko kongressin ajalle. Ota selvää tarvittavista turvallisuusasioista. Suunnittele jotain kevyttä ja mukavaa ohjelmaa vapaammalle ajalle. Miten ilmoittautuminen ja maksuliikenne hoidetaan?
12. Älä unohda markkinointia. Tehokkaalla markkinoinnilla lisätään kongressin osanottajien määrää. Hyödynnä sosiaalisen median kanavat, suunnittele painomateriaali, verkkosivut, postitukset ja tiedotus.
